POLÍTICAS DE PRIVACIDAD DE MI COLE – SOLUCIONES TECNOLÓGICAS PARA LA GESTIÓN EDUCATIVA SAS (MI COLE SAS) – PLATAFORMA MI COLE NETWORK (MI COLE)
MI COLE S.A.S., identificada con el NIT 901302599 – 4, se encuentra comprometida con la privacidad y la protección de los datos de las personas que hacen parte de sus grupos de interés; entre otros, clientes, colaboradores, trabajadores y/o proveedores, y, en general, con los datos de todas las personas respecto de las cuales recolecta y trata Datos Personales.
- OBJETIVO
La presente Política de Privacidad tiene por objeto describir las prácticas y los estándares de protección que MI COLE SAS sigue durante el tratamiento de las bases de datos y los datos personales incluidos en estas, que se encuentran bajo su responsabilidad y/o administración. El titular de los datos, al proporcionarnos información personal, declara que ha leído y comprendido integralmente esta política.
- ALCANCE
La presente política deberá atenderse durante el tratamiento de todos los datos personales que MI COLE SAS recolecte, almacene, use, circule o suprima, por todos los trabajadores, colaboradores o encargados que realicen el tratamiento de los datos personales en nombre de MI COLE SAS.
Edad límite de uso de la aplicación Mi Cole Network
La aplicación sólo podrá ser utilizada por personas mayores de 13 años.
- DEFINICIONES
Para la aplicación de esta política, y de conformidad con lo establecido en el Régimen General de Protección de Datos Personales (“RGPD”), los siguientes términos tendrán la siguiente definición:
– Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado que otorga el titular al responsable o al encargado, con el propósito de permitirle el tratamiento de sus datos personales. Es importante anotar que los clientes, entre ellos los acudientes (madres, padres, hermanos, tíos, abuelos y cualquier otro adulto autorizado) de los niños, niñas y adolescentes, que hagan parte de la institución educativa en donde preste los servicios Mi Cole, como representantes legales otorgan este consentimiento en el momento de acceder a la aplicación web y/o móvil. También se entiende que la ie educativa otorga este este derecho a MI Cole al momento de la firma del contrato.
- Aviso de Privacidad: Es la comunicación verbal o escrita, que el responsable pone a disposición de los titulares, mediante el cual les informa sobre la existencia de la política de privacidad que le será aplicable, la forma de acceder a esta y las finalidades a las que estarán sujetos sus datos personales.
- Base(s) de Dato(s): Es el conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento, que se encuentran en medio físico o digital bajo la responsabilidad de MI COLE SAS.
- Consulta: Es la solicitud que realiza un titular, su causahabiente o su representante ante el responsable o encargado, en relación con sus datos personales que se encuentren en alguna de las bases de datos.
- Clientes/Licenciatarios: Es o son las instituciones educativas públicas y/o privadas, entidades territoriales, entidades estatales y acudientes o representantes legales de los y las estudiantes que, como clientes de MI COLE SAS adquieren el uso de Mi Cole Network (Mi Cole), por medio de una licencia o de un contrato de prestación de servicios. Los Clientes o licenciatarios tendrán la calidad de responsables del tratamiento de toda la información que suministren a Mi Cole directamente o por medio de los usuarios vinculados a esta.
- Dato(s) Personal(es): Es cualquier información vinculada o que pueda vincularse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato(s) Público(s): Es el dato que no tiene la calidad de semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos personales relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
- Dato(s) Sensible(s): Son los datos personales que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Entre otros, son considerados datos sensibles, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento/Encargado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otra, realiza el tratamiento sobre los datos personales por cuenta del Responsable.
- Política de Privacidad/Política: Es la presente política de tratamiento de la información y datos de MI COLE SAS.
- Reclamo: Es la solicitud presentada por el titular, su causahabiente o representante, en los casos en que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o, en los casos en que advierta el presunto incumplimiento de un deber bajo el RGPD.
- Régimen General de Protección de Datos Personales/RGPD: Se refiere a la normativa general que regula la protección de datos personales en Colombia, la cual incluye la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás que la complementen o modifiquen.
- Responsable/Responsable del Tratamiento: Es quien decide sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos personales de sus grupos de interés.
- Mi Cole Network: Es la aplicación/plataforma tecnológica desarrollada por MI COLE SAS y puesta al servicio de actores del sector educativo, a la cual accederán los usuarios que a partir de relaciones comerciales con diferentes entidades o instituciones educativas se relacionen con la empresa.
- Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son tratados por MI COLE SAS.
- Trabajadores/Colaboradores: Son todas las personas naturales y/o jurídicas que se encuentren vinculadas a MI COLE SAS, y que ejecutan actividades tendientes a desarrollar su objeto, con independencia del tipo de vinculación o contrato suscrito.
- Transferencia: Es la entrega de datos personales o bases de datos que realiza un responsable y/o encargado ubicado en Colombia, a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y que se encuentra ubicado dentro o fuera del país.
- Transmisión: Es el tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia con el propósito de que un encargado los trate por cuenta del responsable.
- Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones que se realice sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Usuario(s): Son las personas que tendrán acceso a Mi Cole, autorizadas por los clientes o licenciatarios, de conformidad con los perfiles, roles, permisos y accesos determinados por estas.
- PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
MI COLE SAS aplicará los siguientes principios durante el tratamiento de las bases de datos y los datos personales incluidos en estas:
- Acceso y circulación restringida: el acceso a los datos personales debe ser adecuado, relevante y limitado al personal autorizado. Las bases de datos y los datos personales, salvo los datos públicos, no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, a menos de que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los responsables, los titulares o terceros autorizados.
- Confidencialidad: la confidencialidad e integridad de los datos personales se garantizará por medio de controles técnicos, jurídicos y administrativos.
- Libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de un mandato legal o judicial que releve esta autorización.
- Finalidad: la autorización para la recolección y tratamiento de datos personales debe obedecer a las finalidades legítimas y autorizadas de manera expresa, previa e informada de conformidad con la constitución, la ley y el régimen general de protección de datos personales.
- Legalidad: el tratamiento de datos personales deberá cumplir con las disposiciones aplicables al RGPD.
- Seguridad: se implementarán todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a las bases de datos y a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Veracidad o calidad de información: los datos personales sujetos a tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actuales y comprensibles. No se tratarán datos parciales, incompletos, fraccionados o que introduzcan a error.
- Transparencia: se garantizará el derecho del titular a obtener del responsable o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos personales de su titularidad.
- Minimización: se garantizará que solo sean tratados los datos personales que sean adecuados, pertinentes y limitados a los necesarios para cada uno de los fines especificados en el tratamiento.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MI COLE SAS tratará los datos personales de las personas que hagan parte de sus grupos de interés, directamente o a través de sus encargados, y en ese sentido, tendrá todas las obligaciones y derechos que se establezcan bajo el RGPD.
Datos personales que recolecta MI COLE SAS
Los datos personales que recopile MI COLE SAS dependen del contexto de sus interacciones con los grupos de interés, de las solicitudes que a futuro realicen los titulares de los datos respecto del tratamiento de su información, de los servicios o productos que el titular utilice por parte de MI COLE SAS, de su ubicación y la legislación aplicable. Entre los datos personales que MI COLE SAS podría recolectar se encuentran:
- Nombre, identificación y datos de contacto
- Cargo, profesión u ocupación
- Información crediticia o financiera
- Datos demográficos y/o geolocalización y/o sociales (Datos Sensibles)
- Intereses o preferencias
- Datos de voz, imágenes y/o videos
- Datos asociados al estado de la salud, condición física y otros relacionados
- Datos de identificación electrónica o credenciales web e información del navegador, incluida información técnica sobre los medios de conexión o número de proveedor de servicios de internet (Datos Sensibles).
Los datos sensibles seguirán lo indicado para este tipo de información de acuerdo con esta política.
Recolección de los datos personales
MI COLE SAS solamente tratará los datos personales que hayan sido autorizados por su titular de manera previa, expresa e informada por medio de una autorización otorgada de manera escrita, verbal o por medio de una conducta inequívoca de parte del titular. La copia de la mencionada autorización será conservada por MI COLE SAS.
En el momento en que el titular otorgue su autorización, MI COLE SAS le informará las finalidades y el tratamiento al que estarán sometidos sus datos personales, sus derechos y los medios por los cuales podrá ejercerlos. El titular podrá revocar su autorización y solicitar la supresión inmediata de sus datos personales por medio de los canales establecidos en esta política, a menos de que exista el deber contractual o legal de permanecer en la base de datos.
MI COLE SAS se reserva el derecho a recolectar datos personales, incluso los datos sensibles como imágenes y datos biométricos, por razones de seguridad y con la finalidad exclusiva de cumplir con protocolos de vigilancia. En este caso, la autorización estará dada por la conducta inequívoca del titular consistente en ingresar a las instalaciones, en concordancia con lo señalado en los avisos de privacidad correspondientes.
MI COLE SAS no estará obligada a solicitar la autorización del titular de los datos personales cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
- Datos públicos
- Casos de urgencia médica o sanitaria
- Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
En los eventos señalados, y en cumplimiento de sus obligaciones legales, MI COLE SAS podrá recolectar los datos personales, incluso los datos sensibles, y transmitirlos, transferirlos o entregarlos a las entidades públicas o administrativas correspondientes, o a las entidades que ellas deleguen, en ejercicio de sus funciones, sin que sea necesario advertir de este hecho al titular. En estos escenarios, MI COLE SAS se abstendrá de utilizar los datos personales para finalidades propias o finalidades diferentes a las permitidas por sus obligaciones legales.
Acceso a los datos personales
El acceso a las bases de datos que se encuentren bajo la responsabilidad de MI COLE SAS solamente estará disponible para los trabajadores/colaboradores de la empresa que requieran acceder y tratar esta información para el desarrollo de sus funciones. MI COLE SAS no compartirá o entregará las bases de datos ni los datos personales almacenados en estas a terceras personas con las que no tenga ningún tipo de relación.
Sin embargo, en los casos en que lo requiera para alcanzar las finalidades autorizadas, los datos personales podrán ser legítimamente transmitidos a proveedores, quienes podrán estar ubicados fuera o dentro del país e incluso en jurisdicciones con diferentes normas y niveles de protección de datos como EE.UU, con quienes regulará su relación por medio de acuerdos de transmisión de datos personales para proteger la información, los derechos de los titulares y para tomar todas las medidas pertinentes para que el tratamiento de la base de datos y de los datos personales se realice en cumplimiento de esta política.
Dentro de los proveedores encargados de la información con los que usualmente se comparten los datos personales, se encuentran aquellos que proveen servicios de hospedaje y moderación de sitios web, incluidos almacenamiento en la nube, alojamiento de aplicaciones móviles, procesamiento de datos, provisión de infraestructura digital y servicios de TI.
Para todos los efectos, MI COLE SAS solo podrá entregar información contenida en sus bases de datos a los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; los terceros autorizados por el titular o por el RGPD. MI COLE SAS se reserva el derecho de solicitar documentación adicional a fin de verificar la calidad de la persona que solicita la información.
Sin perjuicio de lo anterior, MI COLE SAS podrá compartir con sus aliados comerciales, afiliados de confianza o anunciantes, información agregada genérica no vinculada a ninguna persona identificada o identificable.
Finalidades del tratamiento de los datos personales
Sin perjuicio de las finalidades que de manera específica autoricen los titulares por medio de la autorización o conducta inequívoca, MI COLE SAS tratará los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades:
Grupo de interés |
Finalidad |
Accionistas |
§ Mantener una eficiente comunicación con información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes con los accionistas, incluidas todas aquellas relacionadas con el gobierno corporativo. § Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que MI COLE SAS cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias o de cualquier índole con sus accionistas. § Mantener a los accionistas informados sobre temas de actualidad relacionados con las actividades de MI COLE SAS y con el desarrollo de su objeto social. § Realizar la verificación y actualización de los datos personales. § Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa. |
Trabajadores
|
§ Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, realizar estudios de seguridad, incluidas pruebas poligráficas, y mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo de estos procesos; y, conocer y evaluar la información relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales. § Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los trabajadores de MI COLE SAS y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, incluyendo, realizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás que se desprendan de la relación laboral. § Verificar el cumplimiento de las políticas internas de MI COLE SAS y de sus fines empresariales que incluyen, pero no se limitan al cumplimiento de obligaciones legales o contractuales con terceros. § Administrar los sistemas de información y comunicaciones de MI COLE SAS, incluyendo, generar copias y archivos de seguridad de la información contenida en los equipos proporcionados por la empresa. § Realizar programas de bienestar corporativo de los trabajadores, de vigilancia del sistema de gestión de seguridad social y salud y para actividades de promoción y prevención de la salud. § Presentar información para el trámite ante entidades relacionadas con el sistema de gestión de seguridad social y salud, incluido la solicitud de reembolsos por pagos de licencias o incapacidades a las organizaciones competentes, incluidas EPS, IPS, entre otras. asimismo, frente a entidades financiera para el análisis de beneficios, tales como libranzas. § Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por MI COLE SAS. § Verificar su información en centrales de riesgo, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación laboral. § Presentar información a autoridades de control y vigilancia, soportar procesos de auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables. § Enviar información relacionada con la liquidación, culminación de actividades y participación en futuros procesos de selección, con posterioridad a la terminación del contrato laboral. § Realizar la verificación y actualización de los datos personales |
Proveedores y contratistas
|
§ Contactar y contratar a proveedores de servicios o productos que MI COLE SAS requiera para el desarrollo de sus actividades y la dotación de sus instalaciones; así como realizar las solicitudes necesarias para reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con aquellos. § Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los proveedores. § Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial. § Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial. § Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, campañas y/o concursos de carácter adelantados por MI COLE SAS § Presentar información a autoridades de control y vigilancia. § Realizar la verificación y actualización de los datos personales. § Soportar procesos de auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables |
Clientes
|
§ Prestar los servicios contratados y realizar todas las actividades necesarias para cumplir con los acuerdos o contratos que MI COLE SAS parte con el cliente. § Realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de la prestación de los servicios que presta MI COLE SAS § Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, y/o concursos de carácter comercial o publicitario, relacionados con MI COLE SAS § Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a su disposición. § Realizar estudios estadísticos o de analítica de datos. § Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información. § Presentar información a autoridades de control y vigilancia. § Soportar procesos de auditoría interna o externa y procesos contables. § Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial. § Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial. § Realizar la verificación y actualización de los datos personales. |
Contactos comerciales
|
§ Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, y/o concursos de carácter comercial o publicitario, relacionados con MI COLE SAS. § Realizar campañas de satisfacción y seguimiento sobre los servicios que presta MI COLE SAS § Brindar información y llevar a cabo demostraciones sobre los productos y servicios que ofrece MI COLE SAS. § Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a su disposición. § Realizar estudios estadísticos o de analítica de datos. § Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información. § Presentar información a autoridades de control y vigilancia. § Soportar procesos de auditoría interna o externa y procesos contables. § Realizar gestiones contables, fiscales, comerciales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial. § Realizar la verificación y actualización de los datos personales. |
Tratamiento de los datos sensibles
De manera general, MI COLE SAS se abstendrá de recolectar y tratar datos sensibles. sin embargo, en los casos en que sea absolutamente necesario, MI COLE SAS informará a los titulares los datos sensibles que serían objeto de tratamiento, las finalidades específicas de su tratamiento y que, por tratarse de datos sensibles no está obligado a suministrarlos, salvo en los casos en que exista un deber legal que así lo requiera. En caso de tener dudas respecto de la necesidad de entregar datos sensibles, por favor comuníquese con MI COLE SAS al correo electrónico contacto@micolesas.com previa entrega de los mismos.
Tratamiento de los datos personales de niñas, niños y/o adolescentes
De manera general, MI COLE SAS se abstendrá de recolectar y tratar datos personales de niños, niñas o adolescentes, en calidad de responsable. En el escenario en que sea necesaria la recolección de esta información, se limitará al tratamiento de los datos personales públicos o solicitará la correspondiente autorización a su representante legal. MI COLE SAS hará su mejor esfuerzo para verificar que quien actúe como representante legal del niño, niña o adolescente efectivamente tenga esta calidad. No obstante, partirá de la buena fe de quien otorgue la autorización para el tratamiento de los datos personales del niño, niña o adolescente y señale que tiene la calidad de representante legal.
En atención a la naturaleza de los servicios que MI COLE SAS ofrece en el mercado, recolectará datos personales de niños, niñas y/o adolescentes, por medio del suministro de información que realicen sus clientes y/o licenciatarios de manera directa o por medio de la interacción de los usuarios en Mi Cole. En este caso, únicamente tendrá la calidad de encargado, y el tratamiento de esta información se limitará al almacenamiento y a la posibilidad de acceder a los datos personales; por lo cual, no realizará ninguna operación adicional sobre la información. Lo anterior, exceptuando los casos en que de manera expresa sea acordado con los clientes o licenciatarios que MI COLE SAS realizará una determinada actividad, que se encuentre dentro del tratamiento autorizado por el representante legal del titular.
Datos personales no solicitados
De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con MI COLE SAS, es posible que nos sean remitidos datos personales sin la autorización otorgada por el titular. En estos casos, el titular acepta que, por medio de su conducta inequívoca consistente en enviar su información a MI COLE SAS, lo autoriza para el tratamiento de sus datos personales con la finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada.
La autorización por conducta inequívoca se aplicará, incluyendo, pero sin limitación, al envío de información de:
- Personas que desean trabajar en MI COLE SAS
- Personas que desean vincularse como proveedores o clientes de MI COLE SAS
- Personas que presentan solicitudes, quejas o reclamos de cualquier naturaleza a MI COLE SAS. Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso en que la relación con estos terceros se formalice, se solicitará la autorización correspondiente para continuar con el tratamiento de los datos personales para otras finalidades.
Tratamiento de datos personales en el portal Mi Cole network (Mi Cole)
Por medio de Mi Cole, los clientes o licenciatarios del software Mi Cole, en su calidad de responsables del tratamiento recolectan los datos de las personas que hacen parte de sus respectivos grupos de interés, como miembros del personal administrativo, profesores, estudiantes y padres de familia, entre otros, que requieran desarrollar actividades administrativas o académicas relacionadas con su vínculo con los clientes o licenciatarios.
En este escenario, MI COLE SAS tendrá la calidad de encargado del tratamiento de los datos personales, de conformidad con lo establecido en el RGPD. La administración sobre estos datos personales se limitará a su almacenamiento y a la posibilidad que tiene este de acceder a estos, por lo cual, MI COLE SAS no desarrollará ningún tipo de tratamiento, operación o actividad adicional sobre esta información, a menos de que sea expresamente solicitado por los clientes o licenciatarios por medio escrito, y actuando en nombre de estos. Lo anterior, una vez se haya suscrito el correspondiente contrato de transmisión de datos personales entre MI COLE SAS y los clientes o licenciatarios.
MI COLE SAS no asume responsabilidad por el tratamiento inadecuado de los datos personales que realicen los clientes o licenciatarios en calidad de responsable, incluyendo su recolección, y parte de la buena fe de que el responsable ha garantizado los derechos de los titulares en todo momento y ha cumplido con el RGPD. En este escenario, el tratamiento de los datos personales a los que se hace referencia en esta sección sigue los siguientes términos:
- La autorización para el tratamiento de los datos personales que se encuentren bajo la responsabilidad de los clientes o licenciatarios será solicitada por estos, de conformidad con el RGPD. Así mismo, los clientes o licenciatarios serán quienes almacenen la copia de la misma.
- MI COLE SAS, por medio de la autorización que los clientes o licenciatarios soliciten a las personas que hacen parte de sus grupos de interés y que sean usuarios de Mi Cole, se encontrará autorizada para realizar el tratamiento de los datos personales en calidad de encargado y en los términos señalados en este acápite.
- A pesar de que Mi Cole es un software de titularidad de MI COLE SAS, la información que suministren en este los clientes o licenciatarios o los usuarios, y el tratamiento que se realice con esta información será de responsabilidad de los clientes o licenciatarios, en los términos del RGPD.
- El almacenamiento de la información a la que se hace referencia en este acápite se realizará con apoyo de proveedores de tecnología de la información, con los estándares de seguridad utilizados en la industria.
- Los clientes o licenciatarios serán los responsables de atender las consultas, los reclamos y las solicitudes que realicen los titulares de la información que hagan parte de sus grupos de interés y que sean usuarios de Mi Cole, por lo cual, en caso de que MI COLE SAS reciba alguna consulta, reclamo y/o solicitud la remitirá directamente a los clientes o licenciatarios
- Las consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de los datos personales que se dirijan expresamente a MI COLE SAS, seguirán los términos del numeral 7 de esta política.
- Los clientes o licenciatarios tendrán la calidad de responsable del tratamiento de conformidad con el RGPD y tendrá a su cargo el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades en atención a su calidad.
- El suministro de la información que realicen los clientes o licenciatarios y los usuarios en Mi Cole no dará lugar a creer que MI COLE SAS es el responsable del tratamiento de la información a la que se hace referencia en este acápite o a que se realizó la cesión o transferencia de la información a este.
- La determinación de los roles, responsabilidades, acceso y uso de la información que se encuentra en Mi Cole por parte de los usuarios será determinada por cada cliente o licenciatario, en atención a su estructura de tratamiento de datos personales y de gobierno de datos.
- La permanencia o eliminación de la información a la que se hace referencia en este acápite estará sujeta al término de licenciamiento de Mi Cole, pactado entre MI COLE SAS y los clientes o licenciatarios; y, a la estructura de tratamiento de datos personales, de gobierno de datos y la política de tratamiento de la información de los clientes o licenciatarios.
Actualización de datos personales y tratamiento de datos personales no actualizados
MI COLE SAS está comprometido con el tratamiento de la información bajo estricto cumplimiento del principio de veracidad o calidad, por lo cual, recuerda el derecho que tienen los titulares a actualizar y rectificar sus datos personales y los invita a que reporten cualquier actualización, cambio y/o modificación respecto de sus datos personales a la brevedad posible. asimismo, este se reserva el derecho de realizar actividades encaminadas a mantener actualizados los datos personales de los titulares que hacen parte de sus grupos de interés.
En el escenario de actualización, cambio y/o modificación de datos personales no reportados eficazmente a MI COLE SAS, solicitamos la compresión de cualquier tratamiento de datos de terceros (no parte de nuestras bases de datos) ocasionado por este hecho. En estos escenarios, y tan pronto sea informado a MI COLE SAS se eliminará el dato de manera inmediata del titular no relacionado con los grupos de interés de MI COLE SAS y se procederá con la actualización de la información la base de datos correspondientes.
Tratamiento de datos personales de terceros suministrados por personas que hacen parte de los grupos de interés
En el evento en que MI COLE SAS tenga acceso a datos personales de terceros, que hayan sido suministrados por una persona que hace parte de sus grupos de interés, este entenderá que este último cuenta con la autorización expresa del tercero en calidad de titular, para suministrar sus datos personales. Así, la persona que hace parte de su grupo de interés y suministra la información del titular declara y reconoce que cuenta con la autorización otorgada por el titular, para que MI COLE SAS acceda y trate sus datos personales de acuerdo con lo establecido en esta política. Lo anterior aplica, sin limitar, a los datos personales que clientes o proveedores personas jurídicas comparten respecto de sus trabajadores, contratistas o colaboradores.
En caso de que la persona que hace parte de su grupo de interés no cuente de manera expresa con la respectiva autorización otorgada por el titular, MI COLE SAS se limitará al tratamiento de datos públicos.
Compromiso de seguridad de la información
MI COLE SAS está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los datos personales que se encuentran almacenados en sus bases de datos, bajo restricciones de acceso, disponibilidad y consulta por parte de terceros no autorizados.
Con base en lo anterior, se informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado medidas y prácticas adecuadas para la conservación de los datos personales bajo condiciones de seguridad típicas de la industria, que buscan impedir su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información. No obstante, MI COLE SAS no podrá garantizar la seguridad total de ningún tratamiento de datos personales por internet o por sistemas de almacenamiento de datos. En caso de que algún titular considere que sus datos personales no están siendo tratados de manera segura, MI COLE SAS agradece ser notificada a la brevedad posible a fin de revisar el asunto con la prioridad que esto amerita.
Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales
MI COLE SAS conservará un registro de la información de sus grupos de interés antes, durante y después de terminar la relación contractual, que puede incluir datos personales, única y exclusivamente para alcanzar las finalidades autorizadas por el titular o en cumplimiento de deberes legales o contractuales. Esta información será conservada por un periodo de retención razonable en atención a:
- El tiempo durante el cual el titular tenga una relación con MI COLE SAS y/o se le presten servicios
- Exista una obligación legal, contable o administrativa y/o requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios a los que este esté sometido.
MI COLE SAS podrá almacenar los datos personales por un período de hasta 20 años después de la terminación de la última relación o contacto. Terminado este tiempo, MI COLE SAS podrá destruir los datos personales o eliminarlos de sus bases de datos, salvo que continúe vigente un deber legal o contractual que disponga lo contrario. De cualquier forma, Mi Cole SAS se reserva el derecho de eliminar los datos personales en el momento que considere necesario, a menos que el usuario titular de los mismo solicite la eliminación de sus datos en los términos que plantea esta política.
Borrado de información de datos personales de los usuarios
Todos los usuarios podrán solicitar el borrado de su información de nuestra base de datos en el momento que así lo requieran. Deben escribir al correo contacto@micolesas.com y solicitar el borrado de la información. MI COLE SAS se compromete a eliminarla dentro los 15 días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud.
Uso autorizado la página web y la plataforma Mi Cole Network (Mi Cole)
- Reglas generales
Los usuarios no pueden usar Mi Cole con el fin de transmitir, distribuir, almacenar o destruir material en:
- En violación de cualquier ley aplicable o regulación
- De manera que se infrinjan las leyes sobre privacidad de datos personales –habeas data, derechos de autor, propiedad industrial, secretos comerciales o cualquier otro derecho de propiedad intelectual de terceros o de manera que viole la privacidad, publicidad u otros derechos personales de terceros
- En forma que sea difamatoria, obscena, amenazante o abusiva. reglas de seguridad del portal y/o plataforma: a los usuarios les está prohibido violar o intentar violar la seguridad del portal y/o plataforma. específicamente los usuarios no podrán
- Acceder a información que no esté dirigida o autorizada a dicho usuario o acceder a servidores o cuentas a los cuales el usuario no está autorizado a acceder
- Intentar probar la vulnerabilidad de un sistema o red sin la debida autorización o violar las medidas de seguridad o autenticación
- Intentar interferir con los servicios prestados a un usuario, servidor o red, incluyendo, pero sin limitarse a, él envió de virus a través del portal y/o plataforma
- Enviar correo electrónico no solicitado (spam), incluyendo promociones y/o publicidad de productos o servicios. la violación de cualquier sistema o red de seguridad puede resultar en responsabilidades civiles y penales. MI COLE SAS investigará la ocurrencia de hechos que puedan constituir violaciones a lo anterior y cooperará con cualquier autoridad competente en la persecución de los usuarios que estén envueltos en tales violaciones.
- Usos prohibidos de la página web y/o la plataforma
La página y la plataforma pueden ser usados únicamente con propósitos relacionados con los objetivos de la misma. MI COLE SAS prohíbe el uso de la página web y/o plataforma en cualquiera de las siguientes formas:
- Incluir en la página web y/o plataforma cualquier información falsa o inexacta o información que no corresponda a la realidad.
- Borrar o modificar cualquier material incluido en la página web y/o plataforma por cualquiera otra persona o entidad, sin la debida autorización.
- Usar cualquier elemento, diseño, software o rutina para interferir o intentar interferir con el funcionamiento adecuado de la página web y/o plataforma o cualquier actividad que sea llevada a cabo en la página web y/o plataforma.
- Intentar descifrar, de-compilar o desensamblar cualquier software comprendido en el portal o que de cualquier manera haga parte de la página web y/o plataforma.
- En general, incluir o colocar en la página web y/o plataforma información falsa, inexacta, incompleta o engañosa.
- Compartir el password o contraseña con terceras personas o usar el password o contraseña para propósitos no autorizados.
Estos términos y condiciones han sido dispuestos de conformidad con las leyes colombianas. Cualquier acción o reclamación deberá hacerse ante los tribunales de Colombia y de conformidad con las leyes colombianas, así el reclamante se encuentre domiciliado en otro país.
- Registro y participación del usuario
Por el hecho de ingresar la página web y/o plataforma y para garantizar el buen y adecuado uso del mismo, el usuario deberá cumplir con lo siguiente:
- Observar guía de principios y recomendaciones, los términos y condiciones y cualquier otra condición establecida en este portal web.
- Ser responsable por cualquier actividad que se lleve a cabo bajo su registro.
- Ser responsable por mantener la confidencialidad de su password o contraseña. El usuario será responsable por todos los usos de su registro en la plataforma, sean o no autorizados por él. El usuario acuerda notificar inmediatamente a MI COLE SAS cualquier uso no autorizado de su registro y password o contraseña. El usuario es responsable de no abusar, acosar, amenazar o intimidar a otros usuarios del portal y/o plataforma, ya sea a través de los chats, foros, blogs o cualquier otro espacio de participación que este activo o por activar en el futuro.
- No usar la página web y/o plataforma como medio para desarrollar actividades ilegales o no autorizadas tanto en Colombia, como en cualquier otro país.
- Abstenerse de enviar correo electrónico no deseado (spam) a otros usuarios de este portal, así como también le está prohibido transmitir virus o cualquier código de naturaleza destructiva.
- Canalizar sus quejas, reclamos y denuncias a través de la sección de contacto en el portal web.
- Agredir, injuriar, calumniar y en cualquier forma referirse en términos irrespetuosos o falsos a MI COLE SAS y a otros usuarios del portal o a otras personas naturales o jurídicas así no sean usuarias del mismo.
- Vulnerar o intentar hacerlo, con cualquier comportamiento, las seguridades de las informaciones, datos, estadísticas y demás elementos que estén incorporados al portal o sean resultado de procesos investigativos de MI COLE SAS o sus investigadores, so pena de hacerse acreedor a las sanciones contempladas en la ley 1273 del 2009.
Mientras en el portal y/o plataforma estén prohibidas estas conductas, MI COLE SAS no será responsable por su cumplimiento y el usuario lo mantendrá indemne por todo concepto.
- Directorio, foros, blogs, chats, comentarios y otros espacios de participación
El usuario reconoce que su participación en cualquier directorio, foro, chat, comentario, blog y/o cualquier otro espacio de participación de la página y/o plataforma (en adelante los “espacios”), será bajo su exclusiva responsabilidad, y que de igual forma, la información, las opiniones y/o acciones y/o comportamiento de otros usuarios en tales espacios son responsabilidad exclusiva de quienes las emiten o realizan, por lo cual MI COLE SAS no se hace responsable ni garantiza la calidad o idoneidad de tales informaciones, conductas u opiniones, ni por las consecuencias que ellas pudieren acarrear a favor y/ o en contra de otros usuarios o de terceros. En caso de que el usuario sea menor de edad, MI COLE SAS asume que antes de efectuar el registro o hacer uso del portal ha tenido la autorización expresa del titular de su patria potestad para este efecto. Particularmente los usuarios deberán tener en cuenta las recomendaciones que se incluyan en el portal encaminadas a propiciar una adecuada convivencia y participación en tales espacios de participación. El usuario reconoce y acepta que MI COLE SAS podrá usar el contenido subido en los “espacios” en otros portales de su propiedad, siempre reconociendo la fuente del contenido.
El diseño, manejo, finalidad y características de los diferentes espacios de participación del portal es discrecional de MI COLE SAS, quien podrá en cualquier momento cambiarlos y/o eliminarlos, y/o determinar la cantidad de participantes admitidos en cada uno de ellos.
- Derechos de los titulares
En línea con lo establecido en el RGPD, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que se exceptúe como requisito para el tratamiento de los datos personales, de conformidad con las excepciones que establece el régimen general de protección de datos de datos personales.
- Recibir información, previa solicitud hecha al responsable, respecto del tratamiento que se le ha dado a sus datos personales.
- Acudir ante las autoridades y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en el régimen general de protección de datos personales, previo trámite de consulta o reclamo ante MI COLE SAS
- Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
- Tener conocimiento y acceder a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Los demás que se reconozcan en el régimen general de protección de datos personales.
- Atención de consultas, reclamos y ejercicio de sus derechos
Las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de los datos personales serán atendidos por el área encargada de en MI COLE SAS a través del correo electrónico contacto@micolesas.com. A esta misma dirección de contacto podrán elevarse cualquier pregunta o consulta relacionada con la política y las prácticas relacionados con el tratamiento de los datos personales por parte de MI COLE SAS.
El titular, su representante o causahabientes puede presentar consultas y/o reclamos en ejercicio de sus derechos y el procedimiento para la atención de consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de los datos personales, se dará bajo los siguientes paramentos:
- La consulta o reclamo deberá dirigirse al correo electrónico establecido en esta política.
- El titular debe describir de manera clara su solicitud de corrección, actualización o supresión.
- En caso de que el reclamo tenga relación con un posible incumplimiento de MI COLE SAS o de su encargado a cualquiera de sus deberes, se deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento.
- En el caso de consultas, el titular o solicitante deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su consulta. En caso de que no se esté actuando como titular, deberá indicar la calidad en la que se actúa y adjuntar el documento que lo faculta para realizar la petición o consulta, bien sea poder, registro civil, entre otros.
- MI COLE SAS atenderá su consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado, MI COLE SAS informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando el nuevo término para atender su petición o consulta, el cual no superará cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del término en el anterior punto.
- En el caso de reclamos, el interesado deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento. En este caso, MI COLE SAS atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, MI COLE SAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Ssi el reclamo recibido resulta incompleto, MI COLE SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del mismo para que lo subsane respecto de sus imprecisiones, si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, MI COLE SAS entenderá que se ha desistido del reclamo.
- Si mediante el reclamo se solicita la eliminación de los datos personales y/o revocatoria de la autorización para el uso de los datos personales, MI COLE SAS procederá conforme a esta. No obstante, guardará copia del reclamo, incluyendo la información que en ella se relacione, para efectos documentales en eventuales procesos administrativos.
- Cookies del navegador web
MI COLE SAS podrá implementar en su sitio web y en Mi Cole “cookies”, entendidas estas como herramientas que recogen información sobre la navegación de los usuarios en su sitio web, con el propósito de mejorar la experiencia del usuario. Este actuará como responsable de la información que recolecte por medio de las cookies y someterá su tratamiento a los estándares de protección establecidos en el RGPD.
En este caso, MI COLE SAS informará de a los usuarios en su calidad de titulares de su implementación por medio del correspondiente aviso de privacidad y establecerá el sobre la utilización de esta tecnología, sus términos y alcance en la respectiva Mi Cole.
- Vigencia
El presente documento entró en rigor a partir de febrero 1 de 2023 y esta versión entra en vigencia a partir febrero 1 de 2023. Las bases de datos bajo la administración MI COLE SAS tendrán una vigencia igual al tiempo en que se utilicen los datos personales para las finalidades descritas en esta política; y, se conservarán los datos personales incluidos en estas a menos que el titular solicite su supresión y no exista un deber legal o contractual de conservar la información.
MI COLE SAS informa que todo cambio sustancial en la política de tratamiento de información y datos personales será comunicado oportunamente por su página web.
CONECTAMOS para TRANSFORMAR